Procrastinazione e come evitarla: 5 consigli per la tua azienda

Uno dei più grandi nemici del successo è la procrastinazione, perché gli obiettivi non si raggiungono da soli: devi completare una serie di passi per raggiungere qualsiasi traguardo.
Ecco perché dovresti sapere come evitare la procrastinazione nella tua attività.
In questo articolo ti mostreremo esattamente cos’è la procrastinazione (lo sappiamo, non suona molto bene… e non è una cosa positiva), quali svantaggi comporta per la tua attività e quali vantaggi ottieni da questo atteggiamento improduttivo.
Ma non è questa la parte migliore: ti forniamo anche 5 passi molto efficaci che ti aiuteranno a liberartene senza troppe difficoltà e, se non bastasse, scoprirai uno strumento del CRM TIMP con cui potrai dire addio alla procrastinazione per sempre .
Non sembra male, vero?
Non indugiamo oltre e iniziamo.  

Che cos’è la procrastinazione?

Sì, è una parola piuttosto difficile da leggere, così come poco attraente sono le conseguenze della sua messa in pratica.
Perché procrastinare non è altro che rimandare continuamente un obbligo o un compito.
Questo atto è noto anche come procrastinazione.
Come conseguenza della procrastinazione, questi obblighi vengono messi sempre più in un angolo, fino a quando non rimangono definitivamente incompiuti, ostacolando processi spesso essenziali per il buon funzionamento di un’azienda e talvolta impedendo direttamente l’avanzamento dei progetti.
E la cosa peggiore è che la maggior parte delle volte gli impegni non vengono rimandati per mancanza di tempo, ma perché non sappiamo come gestire le emozioni negative che un determinato compito risveglia in noi: potremmo trovare faticoso portarlo a termine, oppure potremmo non comprendere appieno l’obiettivo di svolgere una certa attività.
Così, a volte è la pigrizia suscitata da una certa azione a indurre qualcuno a rimandarla.
Altre volte è l’insicurezza o la paura di non essere all’altezza del compito che spinge una persona a non mettersi al lavoro.

Come evitare la procrastinazione nella tua attività in 5 passi

Di seguito ti forniamo 5 semplici passi per eliminare la procrastinazione nel tuo centro:

1. Affronta le cose più difficili per prime

È come mangiare: in un piatto, cosa lasci per ultimo, cosa ti piace di meno o cosa ti piace di più?
Se sei una di quelle persone che finiscono sempre il piatto, probabilmente inizi a mangiare ciò che non ti piace e finisci con ciò che ti piace di più.
In questo modo ti assicuri di finire tutto.
Al lavoro, la cosa più efficace da fare è sbarazzarsi delle cose più difficili e poi passare a quelle che sono un gioco da ragazzi.
Fai così: sii coraggioso e paziente e affronta prima i compiti che non ti va di fare.
Una volta che li avrai eliminati, vedrai che il resto sarà un gioco da ragazzi.
Che pausa!

2. Datti delle scadenze

Sia tu che il tuo team dovreste fissare delle scadenze per completare i compiti, soprattutto quelli più difficili o noiosi.
Questo introdurrà una componente di priorità che ti motiverà a rispettare questi obblighi.

3. Dividere e conquistare

Se un compito è difficile o richiede troppo tempo, la soluzione può essere quella di suddividerlo in mini-compiti più facili da svolgere.
Come si suol dire: dopo l’1 c’è il 2.
Poco a poco completerai ogni fase fino a quando l’attività sarà completata senza troppe difficoltà.

4. Non distrarti

Nel mondo di oggi, anche nelle aziende, le distrazioni provengono spesso da quegli strumenti che ci semplificano la vita: telefoni cellulari, tablet, Internet… Non lasciare che tutto questo ti distragga dai tuoi obiettivi e guarda lo schermo del tuo smartphone quando hai fatto tutto il resto.

5. Una ricompensa per ogni risultato raggiunto

Se dopo aver portato a termine un compito che non ti va di fare, ti dai una ricompensa o premi il tuo team per averlo fatto, sentirai che lo sforzo sarà valso la pena.
Soprattutto, instaurerai un’abitudine che migliorerà la tua produttività.
Queste ricompense possono essere semplici ma gratificanti come una pausa per dare un’occhiata al cellulare o un pranzo speciale in cui scambiare qualche risata e gustare un buon spuntino.

  Noi di TIMP sappiamo quanto sia importante portare a termine qualsiasi compito – grande o piccolo che sia – e farlo in tempo.
Ecco perché il nostro CRM integrato include una sezione chiamata “Compiti” in cui puoi definire le azioni da svolgere, impostare le scadenze per ciascuna di esse e assegnarle ai membri dello staff che preferisci.
Inoltre, puoi impostare dei promemoria per ricordare ai membri del personale di fare ciò che devono fare.
E puoi impostare dei promemoria in modo che nessuno si dimentichi di adempiere ai propri obblighi.
Non è fantastico?
Più avanti ti spiegheremo come funziona la sezione Attività del CRM TIMP.  

Svantaggi della procrastinazione

Ora sai come liberarti della procrastinazione, ma… pensi ancora che procrastinare sia qualcosa di poco importante?
Ripensaci.
Ecco alcuni motivi per cui procrastinare è una pessima idea:

Il lavoro si accumula

Lo svantaggio più evidente del procrastinare in un’azienda è che il lavoro si accumula poco a poco, ma in modo costante.
Alla fine, l’accumulo di obblighi è tale che soddisfarli tutti diventa un vero rompicapo.

Mancato rispetto delle scadenze

Completare i compiti importanti entro le scadenze stabilite è essenziale per il buon funzionamento di un’azienda.
Quando si procrastina, queste scadenze non vengono rispettate e i problemi iniziano a manifestarsi.

La tua attività finisce per sembrare poco seria

Se i compiti assegnati al team non vengono portati a termine, gli obiettivi dell’azienda non vengono raggiunti ed è solo questione di tempo prima che il problema passi dalla sfera interna dell’azienda a quella dei clienti e dei fornitori.
Se vuoi che la tua azienda dia un’immagine di affidabilità e fiducia, devi evitare a tutti i costi di procrastinare.

Tu e il tuo team vi sentite in colpa

Questo è logico.
Sai che questi compiti devono essere svolti, ma poiché non sei sicuro di come affrontarli o sei troppo pigro per farlo, vengono sempre lasciati in sospeso.
E questo è un martellamento costante nella tua mente che alla fine ti fa sentire in colpa.
Inoltre, quando inizi a sentire gli effetti del rimandare i tuoi obblighi, il senso di colpa peggiora.  

I vantaggi di non procrastinare

Rispettare i tuoi obblighi comporta vantaggi molto interessanti per te e per il tuo staff:

Tu e i tuoi professionisti vi sentite meglio

Come abbiamo appena visto, ma nella direzione opposta.
Non sentirai più quella fastidiosa vocina che ti ricorda che quel compito noioso ma importante è stato disfatto.
Addio ai rimorsi!

Il lavoro non si accumula e tutto scorre meglio.

Quando il lavoro viene rimandato, si verifica un “effetto palla di neve” che rende sempre più complicati i compiti non portati a termine, e sorgono ulteriori problemi che rendono tutto più complicato.
D’altra parte, se eviti di procrastinare, il flusso di lavoro funziona come un orologio, sempre in orario.

Raggiungi i tuoi obiettivi aziendali

Come conseguenza di quanto sopra, gli obiettivi che ti sei prefissato vengono raggiunti (almeno quelli che dipendono interamente dal tuo impegno e lavoro quotidiano) e la tua attività cresce come previsto.

Miglioramento del clima lavorativo e della soddisfazione sul lavoro

Quando ogni membro dell’azienda svolge i propri compiti , il lavoro di tutti avanza, portando a una maggiore soddisfazione lavorativa e a uno stato d’animo più positivo per tutto il team.

TIMP mette fine alla procrastinazione: gestione delle attività con il nostro CRM

Te ne abbiamo già parlato: TIMP include un CRM completo con cui puoi gestire la tua base di clienti, effettuare un follow-up commerciale completo di ciascuno di essi e offrire loro un servizio personalizzato al 100%, anticipando le loro esigenze.
E tra tutti i suoi strumenti ci sono i Compiti, la cosa migliore che ci sia per porre fine alla procrastinazione. Tasks è una sezione che ti permette di creare un compito nel pannello di controllo e di assegnarlo a qualsiasi membro del tuo staff.
Per farlo, devi solo inserire una serie di dati come il titolo del compito e i dettagli del compito (una breve descrizione con i passi da compiere e il suo scopo).
Poi dovrai assegnarlo a chi vuoi tu e impostare una data di scadenza.
Infine, crea un promemoria in modo che il programma avvisi automaticamente i professionisti assegnati quando la data di scadenza è vicina.
E il gioco è fatto.
Con questa semplice procedura, che ti porterà via solo mezzo minuto per ogni compito, nessuno di essi verrà lasciato in sospeso.
Ricordati di premiare di tanto in tanto il tuo team per i risultati ottenuti e il resto sarà fatto.
Nel seguente articolo troverai tutte le informazioni per iniziare a usare TIMP Tasks.
Comunicaci i tuoi dubbi via chat e ti aiuteremo a utilizzare questa funzionalità.   Con il nostro CRM, la procrastinazione nella tua attività è finita!