Uno de los mayores enemigos del éxito es la procrastinación, porque los objetivos no se alcanzan solos: hay que cumplir una serie de pasos hasta alcanzar cualquier meta. Por eso, debes saber cómo evitar la procrastinación en tu negocio.
En este artículo te enseñaremos qué es exactamente eso de procrastinar (lo sabemos, no suena muy bien… y es que no es algo bueno), qué desventajas tiene para tu centro y qué consigues dejando de lado esta actitud tan poco productiva.
Pero eso no es lo mejor: además te brindamos 5 pasos muy efectivos que te ayudarán a deshacerte de ella sin mucha dificultad y, por si fuera poco, descubrirás una herramienta del CRM de TIMP con la que decir adiós para siempre a la procrastinación.
Esto sí que no suena nada mal, ¿verdad? No nos demoremos más y vamos allá.
¿Qué es procrastinar?
Sí, se trata de una palabra un tanto difícil de leer, tan poco atractiva como las consecuencias de ponerla en práctica. Porque procrastinar no es otra cosa que aplazar continuamente una obligación o tarea. Este acto también se conoce como postergar o posponer.
Como consecuencia de la procrastinación, esas obligaciones se van arrinconando cada vez más, hasta que definitivamente se queden sin hacer, entorpeciendo procesos que son muchas veces imprescindibles para la buena marcha de un negocio, y a veces impidiendo directamente que los proyectos salgan adelante.
Y lo peor es que la mayoría de las veces no se aplazan las obligaciones por falta de tiempo, sino por no saber gestionar las emociones negativas que nos despierta una determinada tarea: puede que llevarla a cabo nos resulte pesado, o que no entendamos del todo el objetivo de realizar según qué actividad.
Así, encontramos que unas veces es la pereza que despierta una determinada acción la que lleva a alguien a aplazar su realización. Otras veces es la inseguridad o el miedo a no estar a la altura lo que hace que una persona no se ponga nunca manos a la obra.
Cómo evitar la procrastinación en tu negocio en 5 pasos
A continuación te damos 5 pasos sencillos para quitarte de encima la procrastinación en tu centro:
1. Afronta lo más difícil primero
Esto es como el comer: ¿en un plato qué te dejas para el final, lo que menos te gusta o lo que más disfrutas? Si eres de esas personas que siempre se acaban el plato, seguro que empiezas comiéndote lo que no te atrae demasiado y acabas con lo que más te gusta. Así te aseguras de terminártelo todo.
En el trabajo, lo más efectivo es quitarse de encima lo que más cuesta y pasar después a lo que es pan comido. Hazlo así: cárgate de valor y paciencia y ataca primero esas tareas que no te apetecen nada. Cuando te las hayas quitado de encima verás que el resto es coser y cantar. ¡Qué descanso!
2. Márcate plazos
Tanto tú como tu equipo debéis establecer unos plazos para realizar las tareas, especialmente las más difíciles o aburridas. Eso introducirá un componente de prioridad que os motivará para cumplir con esas obligaciones.
3. Divide y vencerás
Si una tarea se os resiste porque es difícil o muy laboriosa, la solución puede ser partirla en mini-tareas más fáciles de asumir. Como se suele decir: detrás del 1, el 2. Poco a poco iréis cumpliendo con cada paso hasta completar la actividad sin mucha dificultad.
4. No te distraigas
En el mundo actual, incluso en las empresas, las distracciones vienen muchas veces de la mano de aquellas herramientas que nos hacen la vida más fácil: teléfonos móviles, tabletas, Internet… Evita que todo esto te aparte de tus objetivos y ya mirarás la pantalla de tu smartphone cuando hayas cumplido con todo lo demás.
5. Un recompensa para cada logro
Si después de cumplir con una tarea de esas que no apetecen nada te das una recompensa o premias a tu equipo por realizarla, sentiréis que el esfuerzo habrá merecido la pena. Y lo más importante: estarás sentando un hábito que mejorará vuestra productividad.
Estas recompensas pueden ser algo tan simple pero gratificante como un descanso para echar un vistazo al móvil o un almuerzo especial donde intercambiar unas risas y disfrutar de un buen picoteo.
En TIMP sabemos lo importante que es llevar a cabo cualquier tarea -grande o pequeña- y hacerlo dentro del plazo fijado. Por eso, nuestro CRM integrado incluye una sección llamada “Tareas” con la que puedes definir acciones a realizar, establecer unos plazos para cada una y asignarlas a los miembros de la plantilla que tú elijas.
¡Ah! Y puedes programar recordatorios para que a nadie se le olvide cumplir con sus obligaciones. ¿No es fantástico?
Un poco más abajo te explicaremos cómo funciona el apartado Tareas del CRM de TIMP.
Desventajas de la procrastinación
Ahora ya sabes cómo deshacerte de la procrastinación, pero… ¿aún piensas que aplazar ciertas tareas es algo sin demasiada importancia? Piénsalo una vez más. Aquí van algunas razones por las que procrastinar es una muy mala idea:
El trabajo se acumula
La más evidente de las desventajas de procrastinar en un negocio es que el trabajo se acumula poco a poco, pero de manera constante. Al final, la acumulación de obligaciones es tal que cumplir con todas acaba siendo un verdadero rompecabezas.
No se cumplen los plazos fijados
Realizar las tareas importantes dentro de los plazos establecidos es fundamental para la buena marcha de un negocio. Por eso, cuando se procrastina, estos plazos no se cumplen y es cuando empiezan a aparecer los problemas.
Tu negocio acaba ofreciendo una imagen poco seria
Si no se realizan las tareas que el equipo tiene asignadas, los objetivos de la empresa no se cumplen, y es cuestión de tiempo que este problema acabe por saltar del ámbito interno del negocio a la esfera de clientes y proveedores.
Si quieres que tu negocio ofrezca una imagen de seriedad y confianza, debes evitar a toda costa el aplazamiento de tareas.
Tú y tu equipo os sentís mal
Es lógico. Sabéis que hay que realizar esas tareas, pero al no tener claro cómo afrontarlas o daros pereza hacerlo, siempre están sin hacer. Y eso es un martilleo constante en la mente que al final pasa factura y os hace sentir mal. Además, cuando se empiezan a notar los efectos de aplazar las obligaciones, el sentimiento de culpa va a peor.
Ventajas de no procrastinar
Cumplir con vuestras obligaciones tiene beneficios muy atractivos para ti y tu plantilla:
Tus profesionales y tú os sentís mejor
Lo mismo que acabamos de ver, pero de signo contrario. Ya no escucharéis más esa molesta vocecilla que os recordaba que aquella tarea tan aburrida pero importante estaba sin hacer. ¡Adiós al remordimiento!
El trabajo no se acumula y todo fluye mejor
Cuando el trabajo se va postergando se produce un efecto “bola de nieve”, que convierte cada vez en más complicadas las tareas que están sin acabar, surgiendo problemas adicionales que lo enmarañan todo. En cambio, si evitáis aplazar vuestras obligaciones, el flujo de trabajo marcha tan bien como un reloj suizo, siempre dentro de los plazos marcados.
Alcanzas los objetivos de tu negocio
Como consecuencia de lo anterior, los objetivos que te marcaste se acaban alcanzando (al menos los que dependen enteramente de vuestro esfuerzo y trabajo diarios), y tu negocio crece según lo esperado.
El clima y satisfacción laboral mejoran
Al cumplir cada miembro del negocio con sus obligaciones el trabajo de todos sale adelante, lo que conlleva una mayor satisfacción laboral y un ánimo más positivo entre todo el equipo.
TIMP acaba con la procrastinación: gestión de tareas con nuestro CRM
Te lo avanzábamos antes: TIMP incluye un completo CRM con el que puedes gestionar tu base de clientes, realizar un completo seguimiento comercial de cada uno y ofrecerles un servicio 100% personalizado, anticipándote a sus necesidades. Y entre todas sus herramientas están las Tareas, lo mejor que hay para acabar con la procrastinación.
Tareas es un apartado que te permite crear una tarea en el panel de control y asignársela a cualquier persona de tu plantilla. Para ello, solo tienes que completar una serie de datos como título de la tarea y los detalles de la misma (una pequeña descripción con los pasos a realizar y su finalidad).
Luego solo tienes que asignarla a quien tú quieras y fijar una fecha de vencimiento. Por último, crea un recordatorio para que el programa avise automáticamente a los profesionales asignados cuando la fecha de finalización esté próxima.
Y ya está. Con este procedimiento tan sencillo, que tan solo te llevará medio minuto por cada tarea, ninguna de ellas se quedará sin realizar. Recuerda premiar cada cierto tiempo a tu equipo por los logros alcanzados y el resto estará hecho.
En el siguiente artículo tienes toda la información para empezar a utilizar Tareas de TIMP. Coméntanos tus dudas por chat y te ayudaremos a usar esta funcionalidad.
Con nuestro CRM, ¡la procrastinación en tu negocio es historia!
