Vivimos en el mundo de la información, en el que tenemos acceso con mayor facilidad que nunca a todos los datos que necesitamos en nuestro día a día así como al uso de programas de gestión para negocios, como el software de TIMP, que nos facilitan la vida.
Muchas de las herramientas que usamos funcionan con conexión a internet -un gran número de ellas incluso operando directamente en la nube-, y eso nos proporciona muchas ventajas, como actualización en tiempo real, uso multidispositivo, copias de seguridad almacenadas directamente en el servidor, etc., aunque si no tenemos en cuenta algunas reglas básicas de seguridad esto puede suponer cierto riesgo, puesto que los datos que almacenamos podrían caer en las manos equivocadas.
Esto es aún más importante en el caso de un negocio, ya que es inevitable almacenar datos de clientes -hoy en día casi siempre online- con el objetivo de darles un servicio, con la necesidad que eso conlleva de proteger dicha información.
Usar TIMP para gestionar tu negocio es una ventaja también en este aspecto, y enseguida descubrirás por qué.
5 cosas a tener en cuenta para proteger los datos de tu negocio
Ante todo calma. Esta situación no dista mucho de cerrar la puerta de casa: si no lo hacemos nuestras pertenencias están en riesgo, y por eso hemos aprendido a tomar las precauciones necesarias, ¿verdad?
Con un negocio ocurre lo mismo: para poder dar servicio a nuestros clientes debemos conocer sus datos básicos. Una vez los tenemos es nuestra obligación protegerlos bien.
¿Cómo hacerlo? Vamos a verlo:
Utiliza un sistema de gestión integral para tu negocio
En primer lugar, apuesta por un programa informático especializado que te ayude a almacenar y tratar los datos personales de tus clientes. Un buen ejemplo es un CRM (Customer Relationship Management) o también un software de gestión integral.
En este sentido, TIMP es un excelente ejemplo, ya que te permite almacenar los detalles de cada cliente en un ficha personal que luego podrás consultar cuando lo necesites. Es mucho mejor que hacerlo en una hoja de cálculo y además te permite tener encriptada toda la información que almacenas, de forma que esté segura en internet.
Elige un programa que cumpla con los más altos estándares de seguridad
El programa que elijas debe cumplir con los estándares de seguridad pertinentes en materia de protección de datos.
Para saberlo, asegúrate de que encripta los datos que almacenas. Una forma de saberlo es verificando que usa un certificado SSL: fíjate que su url esté encabezada por “https://”, donde la presencia de esa S es la clave. Eso te indicará que los datos que introducen tus clientes, por ejemplo a través de la web de reservas cuando quieren agendar una sesión en tu centro, se cifran para permanecer seguros.
Por otra parte, tu software de gestión debe realizar copias de seguridad regularmente con el objetivo de tener actualizados y protegidos los datos guardados de forma que no se pierdan.
En TIMP aplicamos esta y otras medidas que garantizan la seguridad de tus datos y los de tus clientes. Ahora bien, por tu parte debes seguir también algunas pautas para reforzar la seguridad de los datos que manejas. Veámoslas.
Crea cláusulas de confidencialidad para tus empleados
Puesto que el software de gestión que utilices va a contener información sensible, es de sentido común asegurarse de que cualquier persona que tenga acceso al mismo va a utilizarla de forma apropiada.
Para ello, redacta una cláusula de confidencialidad en la que queden reflejadas las obligaciones de cada empleado con respecto a la protección de los datos que se guardan en la base del programa, y que la firmen.
Es algo que habría que hacer incluso trabajando con papel y bolígrafo, así que lo único que cambia es el hecho de disponer de esa información en un sistema informático de gestión, algo que te facilita mucho todo el trabajo.
Administra los permisos de acceso al panel de control
En el panel de TIMP, cada empleado del centro dispone de unos permisos bien definidos para acceder a las distintas secciones.
Como persona que gestiona el centro, tienes el poder de otorgar a cada profesional de tu plantilla unos permisos determinados para gestionar la actividad del centro: desde ver únicamente el número de personas que vendrán hoy a clase hasta poder acceder a las diferentes funciones del apartado de Contabilidad de tu negocio, pasando por supuesto por los datos de contacto de los clientes.
Tú decides qué información es accesible para cada trabajador según sus competencias en la empresa.
Crea cuentas distintas para cada empleado
Por supuesto, que cada persona que accede al panel de control de tu herramienta de gestión disponga de una clave propia es fundamental para que trabaje solo con aquella información que le corresponde según los permisos que otorgues.
Asegúrate de tener todas sus claves a buen recaudo y que no las compartan entre sí.
Y para mayor seguridad en este aspecto, en el panel de control de TIMP puedes consultar en tiempo real las gestiones que cada uno de tus profesionales realiza en el centro, así como las secciones a las que accede en su jornada laboral.
Como has podido ver, TIMP es un sistema de gestión que te garantiza todas las características necesarias para satisfacer a tus clientes sin descuidar la integridad de su información.
